Skoladministratör

Omfattning: 50 %, fördelat måndag–fredag

Teknik & Servicegymnasiet är en liten gymnasieskola där närhet, flexibilitet och korta beslutsvägar är en naturlig del av vardagen. Nu söker vi en strukturerad, serviceinriktad och självgående skoladministratör som vill bli en viktig del av vår verksamhet.

Tjänsten är på 50 % och arbetstiden är fördelad över måndag–fredag. Rollen passar dig som tycker om människor, ordning och struktur, trivs med många kontaktytor och gärna tar ansvar för att det administrativa arbetet fungerar smidigt.

Om tjänsten

Som skoladministratör har du en central funktion på skolan och arbetar nära skolledning, lärare, elever och vårdnadshavare. Eftersom vi är en liten skola är rollen bred och varierad.

Dina huvudsakliga arbetsområden är:

Elevadministration och närvaro

• Daglig hantering och uppföljning av elevnärvaro, inklusive morgonkontakt med elever vid behov
• Administration i SchoolSoft och andra elevadministrativa system
• Registrering av nya elever och hantering av elevuppgifter
• CSN-rapportering och uppföljning tillsammans med skolledningen
• Rapportering till kommuner, KAA, UEDB och andra myndigheter/system
• Administration kring gymnasiearbeten, betyg och betygsrapportering
• SCB-rapportering

Dokumentation, registrering och arkivering

• Registratorsuppgifter samt diarieföring och arkivering
• Hantering och uppdatering av elevmappar och administrativa dokument
• Säkerställa att efterfrågade och underskrivna dokument kommer in
• Utskick och information till elever och vårdnadshavare
• Mötesanteckningar och administrativt stöd till skolledningen
• Medverka i skolans arbete med GDPR, dokumenthantering och informationsstruktur

Kalender och löpande skoladministration

• Ansvara för skolans kalendarium samt hålla Google Kalender och SchoolSoft uppdaterade
• Beställningar av exempelvis läromedel, kontorsmaterial och övrigt material
• Administration kring skolmåltider, inklusive specialkost, allergier, matpreferenser och förändringar under året
• Kontakt och administration kopplad till företagshälsovård
• Övriga administrativa uppgifter som naturligt förekommer på en mindre skola

Skolans gemensamma aktiviteter Du har en samordnande roll inför exempelvis jul- och sommaravslutningar, studentfirande och andra gemensamma aktiviteter. Det innebär bland annat planering, beställningar och att hålla ihop de praktiska delarna.

Vem söker vi?

Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och bra på att ligga steget före. Du behöver kunna växla mellan planerade arbetsuppgifter och sådant som dyker upp under en skoldag.

Du:

• arbetar självständigt och tar ansvar för dina arbetsuppgifter
• har mycket god administrativ och digital förmåga
• är noggrann och har lätt för att skapa struktur
• uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift
• är serviceinriktad och tycker om kontakt med både ungdomar och vuxna
• har förståelse för sekretess och hantering av känsliga uppgifter
• är prestigelös och tycker om att arbeta i en mindre organisation där man hjälps åt.

Erfarenhet av skoladministration, SchoolSoft, CSN, UEDB eller liknande system är meriterande. Erfarenhet av registratur, diarieföring och arkivering är särskilt meriterande.