Arkivarie till Fastighetskontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.

Välkommen till oss

Vill du arbeta med arkiv- och informationshantering i en roll där du får kombinera praktiskt arkivarbete med att stötta och vägleda verksamheten? Hos oss får du möjlighet att utveckla din kompetens, bidra med din kunskap och vara med och utveckla hur vi hanterar och bevarar information.

Vi välkomnar dig som är i början av din karriär och vill utvecklas inom arkivområdet, liksom dig som redan har erfarenhet och vill ta dig an en varierad roll med nära kontakt med verksamheten.

Vi erbjuder dig

Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter.

Hos oss får du vara med och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån att vi är varandras arbetsmiljö och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling.

Din roll

Som arkivarie på fastighetskontoret blir du en del av enheten HR, arkiv och registratur. Du arbetar nära en senior arkivarie och en registrator, med ett gemensamt uppdrag att skapa en rättssäker, effektiv och långsiktigt hållbar informationshantering. Den nya seniora arkivarierollen rekryteras parallellt med denna tjänst. Det ger er möjlighet att tillsammans utveckla samarbetsformer och arbetssätt och tillsammans bygga upp ett välfungerande arkiv- och registraturteam.

Rollen kombinerar operativt arkivarbete med stöd till verksamheten. Du har många kontaktytor och samarbetar med chefer och medarbetare i olika delar av förvaltningen. En viktig del av uppdraget är att göra arkiv- och informationshanteringsfrågor begripliga och användbara i vardagen genom råd, vägledning och utbildning.

Du arbetar med både analoga och digitala informationsflöden. I tjänsten ingår även att bemanna förvaltningens registratur enligt ett fast schema och att stödja verksamheten i den löpande diarieföringen och informationshanteringen.

Du samarbetar också med andra kompetenser inom kontoret, bland annat jurister, informationssäkerhetssamordnare, dataskyddsombud och IT. Som medarbetare i Stockholms stad får du dessutom tillgång till ett brett nätverk av arkivariekollegor och möjlighet till erfarenhetsutbyte med Stockholms stadsarkiv.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

Du kommer bland annat att:

• Ge råd och stöd till alla på kontoret i frågor om arkiv, informationshantering och tillämpning av gällande regelverk.
• Utbilda och vägleda verksamheten i arkiv- och informationshanteringsfrågor.
• Ta fram och utveckla stödmaterial, rutiner och vägledningar för verksamheten.
• Ordna, förteckna, vårda och gallra analogt arkivmaterial.
• Arbeta operativt med att förbereda arkivmaterial inför leveranser till e-arkiv och Stadsarkivet.
• Stödja verksamheten vid sekretessprövning i samband med utlämnande av allmänna handlingar.
• Bidra med arkivkompetens i utvecklingsarbete och förändringar som påverkar informationshanteringen.
• Bemanna förvaltningens registratur enligt ett fast schema och hantera löpande frågor om diarieföring och informationshantering.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning och/eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• minst två års praktisk erfarenhet av arbete med arkiv, registratur eller diarieföring.
• god förståelse för arkiv- och informationshantering.
• god förståelse för de lagar och regler som styr hanteringen av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning.
• god digital kompetens och vana av att arbeta i Officepaketet.
• god förmåga att uttrycka dig tydligt på svenska i tal och skrift.
• erfarenhet av att informera, utbilda eller vägleda andra.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet från offentlig sektor
• erfarenhet från fastighetsbranschen
• erfarenhet av arbete som innebär samverkan mellan olika kompetensområden

Vem är du?

För att trivas i rollen tycker du om att samarbeta och ha kontakt med människor. Du är kommunikativ och har lätt för att förklara information och anpassa ditt sätt att kommunicera efter olika målgrupper.

Du är nyfiken och lösningsorienterad och tycker om att förstå verksamhetens behov. Du har förmåga att ta till dig information och regelverk och omsätta dem i praktiska råd och arbetssätt.

Du arbetar strukturerat och noggrant och tar ansvar för att driva dina arbetsuppgifter framåt. Samtidigt är du prestigelös, delar gärna med dig av din kunskap och uppskattar att lära av andra.

Du vill utvecklas inom arkiv- och informationshantering och ser värdet av att samarbeta med andra kompetenser för att skapa en välfungerande och rättssäker verksamhet. Du motiveras också av möjligheten att vara med och utveckla arbetssätt och bidra till ett gott samarbete inom teamet.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, din motivation och ditt engagemang för uppdraget.

Övrigt