Administratör till ledningsgrupp och chefer

Beskrivning

Vi söker en erfaren administratör som vill bidra med kvalificerat administrativt stöd till en ledningsgrupp och chefer inom en verksamhet med ansvar för omfattande stationsprojekt och samhällsviktig infrastruktur. I rollen blir du en viktig del av det dagliga arbetet genom att skapa struktur, samordna aktiviteter och säkerställa att administrativa processer fungerar effektivt. Du tillhör en avdelning inom en större nätverksamhet och samarbetar även med andra administratörer för erfarenhetsutbyte och gemensamt stöd.

Du ansvarar för att ge administrativt stöd till chefer inom avdelningen och bidra till att det dagliga arbetet bedrivs strukturerat och effektivt. Det innebär bland annat att boka möten och konferenser, planera möten och workshops samt ta fram skriftliga underlag och kommunikationsmaterial. Du hanterar även introduktion, avslut och förändringar kopplade till medarbetare, utför olika typer av beställningar och ansvarar för att administrera och strukturera SharePoint-ytor. I rollen ingår också viss fakturahantering.

Som stöd till ledningsgruppen planerar du möten genom att samordna agendor och bokningar, dokumenterar möten genom att skriva protokoll och följer upp beslutade åtgärdspunkter. Du ansvarar även för att uppdatera och underhålla avdelningens årshjul för återkommande aktiviteter. Genom ditt arbetssätt bidrar du till god framförhållning, tydlig dokumentation och väl fungerande administrativa rutiner.

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla ett av följande utbildnings- och erfarenhetsalternativ:

- Avlagd kandidatexamen om minst 180 högskolepoäng från universitet eller högskola inom exempelvis IT, kommunikation eller administration.

Alternativt:

• Minst sju års dokumenterad och för uppdraget relevant arbetslivserfarenhet.

• Genomförda och godkända fristående kurser på universitets-, högskole- eller yrkeshögskolenivå inom IT, kommunikation eller administration.

Därutöver krävs:

• Dokumenterad kompetens och erfarenhet som administratör.

• Mycket goda kunskaper i svenska, motsvarande expertnivå.

• Förmåga att arbeta strukturerat med administrativa uppgifter, samordning och dokumentation.

• Placeringsort: Sundbyberg, vid verksamhetens kontor.

• Distansarbete: Upp till 50 % av arbetstiden, enligt överenskommelse med beställaren och verksamhetens behov.

• Omfattning: 80–100 % av heltid.

• Uppdrag. Start 1 februari 2027

• Förlängningsoption: Möjlighet till förlängning med 1 + 1 år, som längst till och med 30 januari 2031.

• Resor: Inrikesresor inom uppdraget förväntas 1–2 gånger per år.

• Ersättning: Timpris enligt löpande räkning. Offererat timpris ska inkludera resa och restid till och från eget kontor eller kontoret i Sundbyberg.

Om du är redo att ta dig an en roll inom administration och bidra med din kompetens och erfarenhet – tveka inte att skicka in din ansökan. Bifoga CV i din ansökan som tydligt visar att du har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella arbetet. Vi rekryterar kontinuerligt och ser fram emot att höra från dig!

Notera: Vi hanterar endast ansökningar som skickas in via vår karriärsida. Vänligen registrera din ansökan där för att säkerställa att den tas emot och behandlas korrekt.

Observera även att bakgrundskontroll kan förekomma som en del av rekryteringsprocessen.