Kontorsadministratör

Arbetsbeskrivning

Just nu söker vi för BioGaias räkning en kontorsadministratör som vill vara med och skapa en välkomnande, professionell och välfungerande arbetsplats.

Som kontorsadministratör är du en central del av den dagliga verksamheten och den första kontaktpunkten för både besökare och medarbetare. Rollen kombinerar ansvar för reception och kontorsservice med administrativa arbetsuppgifter och stöd till verksamheten. Cirka 50 % av rollen består av reception och kontorskoordinering, medan resterande 50 % utgörs av administrativa uppgifter.

Du kommer att ha en viktig roll i att säkerställa att kontoret fungerar smidigt i vardagen och bidra till en positiv upplevelse för både kollegor och externa besökare. Rollen passar dig som trivs med att ge service, skapa struktur och vara en naturlig samordningspunkt i organisationen.

Det här är en roll för dig som tycker om att få saker att fungera. Du trivs i en varierad vardag där du får kombinera service, koordinering och administration, och där ingen dag är den andra lik. Med ett proaktivt arbetssätt, öga för

detaljer och en vilja att hjälpa andra bidrar du till både arbetsglädje och en välfungerande arbetsplats.

BioGaia är ett internationellt företag med huvudkontor i centrala Stockholm. Koncernspråket är engelska, och rollen kräver goda kunskaper i både svenska och engelska.

Hos BioGaia blir du en del av en inkluderande, mångsidig och internationell organisation med kontor i hjärtat av Stockholm Rollen är en central del av den dagliga verksamheten, där du bidrar till att skapa en positiv upplevelse för både medarbetare och besökare varje dag.

Praktisk information

• Placering: Kungsbroplan 3, Stockholm
• Arbetstid: 08.30-17.00
• Arbetsform: Heltid, arbete på plats
• Anställningsform: Direktrekrytering

Ansvarsområden

Reception:

• Välkomna besökare och säkerställa en professionell och serviceinriktad upplevelse i receptionen.
• Besvara och koppla inkommande samtal via företagets växel.
• Hantera inkommande och utgående post, budtjänster och leveranser.
• Administrera behörigheter, passerkort och praktiska arrangemang för externa gäster.

Kontorskoordinering:

• Tillse att reception, kök, mötesrum och övriga gemensamma utrymmen är välkomnande, städade och fullt fungerande under arbetstid.
• Säkerställa att kontorets kök och gemensamma ytor är välfyllda och inbjudande, inklusive ansvar för frukost, fika och övrig kontorsservice.
• Koordinera kontorsmaterial, köksartiklar och andra förbrukningsvaror, inklusive beställning och lagerövervakning. Även koordinering och hantering av marknadsmaterial och annat material i förråd.
• Koordinera leverantörer och följa upp dagliga kontorsrelaterade behov och frågor.
• Stötta vid praktiska kontorsarrangemang och bidra till kontinuerliga förbättringar av arbetsmiljön.

Möten, event och resesupport:

• Erbjuda praktisk service vid interna och externa möten, inklusive rumspreparation, catering och relaterade arrangemang.
• Boka luncher, catering, konferenslokaler, resor och hotell vid behov.
• Stötta interna kontorsaktiviteter och event ur ett praktiskt och koordinerande perspektiv.

Administration:

• Ge administrativt stöd till olika delar av verksamheten och bidra till struktur, samordning och effektiv hantering av administrativa uppgifter.

Allmänt ansvar:

• Fungera som en pålitlig kontaktpunkt för kontorsrelaterade frågor och följa upp ärenden tills de är slutförda.
• Samarbeta med kollegor över avdelningsgränserna och erbjuda stöd där det behövs inom ramen för rollen.
• Hantera information, besökare och interna ärenden med professionalitet, diskretion och gott omdöme.

Kvalifikationer

• Relevant erfarenhet från reception, kontorskoordinering, administration, kundservice eller en liknande serviceinriktad roll.
• Ett professionellt, hjälpsamt och lösningsorienterat förhållningssätt, med en stark förståelse för värdskap och intern service.
• Mycket god kommunikationsförmåga i tal och skrift på både svenska och engelska.
• Förmåga att organisera, prioritera och hantera flera parallella uppgifter med bibehållen känsla för detaljer.
• Goda kunskaper i Microsoft 365 och vana att använda digitala verktyg och administrativa system.
• Proaktiv, pålitlig och flexibel, med förmåga att arbeta självständigt och ta ansvar för det dagliga arbetet.
• Gott omdöme och förmåga att hantera konfidentiell eller känslig information på ett korrekt sätt.
• Nyfiken och lyhörd för att lära dig nya saker och hjälpa till där det behövs.

Meriterande:

• Erfarenhet av office management, kontorsservice eller administrativt stöd i en internationell organisation.
• Erfarenhet av att koordinera leverantörer, inköp, resor, möten eller företagsevent.
• Erfarenhet av att arbeta i en internationell organisation där engelska är koncernspråk.
• Erfarenhet av arbete kring arbetsmiljö, säkerhet, passerkort/behörigheter eller krisberedskap.

Om företaget

BioGaia AB

BioGaia är ett ledande hälsovårdsföretag som grundades i Sverige 1990. Våra prisbelönta och kliniskt beprövade probiotiska produkter är utvecklade för att stödja människors hälsa och välbefinnande genom livets alla skeden. Vi erbjuder attraktiva förmåner, konkurrenskraftiga villkor och en internationell arbetsmiljö där du får möjlighet att vara en central del av verksamheten. Vi värdesätter mångfald och inkludering och välkomnar alla kvalificerade kandidater att söka tjänsten.