Kontorsansvarig och VD-assistent

Om företaget

Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling.

Om rollen

Du kliver in i en nyckelroll i en verksamhet som ansvarar för samhällsviktig hamninfrastruktur och service för resenärer, godsflöden och näringsliv. Här får du kombinera två perspektiv: dels ett övergripande ansvar för en välfungerande kontors- och terminalmiljö, dels nära stöd till VD i det dagliga arbetet.

Tyngdpunkten ligger på att skapa struktur, få interna serviceflöden att fungera smidigt och se till att reception, kontor och terminal håller hög kvalitet i vardagen. Samtidigt blir du en viktig avlastning till ledningen genom att ligga steget före, samordna praktiska frågor och bidra med ordning i en miljö med många kontaktytor.

Det här är en roll för dig som trivs med att ha överblick, ta initiativ och skapa fungerande lösningar i en komplex vardag. Kombinationen av operativt ansvar, stor variation och nära samarbete med ledningen gör rollen särskilt intressant.

Arbetsuppgifter

Du ger VD service och administrativt stöd i det dagliga arbetet.
Du planerar och samordnar resor, konferenser och evenemang för koncernledningen.
Du arbetsleder receptionen och stöttar inhyrd kontorspersonal.
Du ansvarar för att kontoret och terminalen fungerar väl och erbjuder en optimal, funktionell och tilltalande arbetsmiljö.
Du agerar kravställare i kontorsrelaterade upphandlingar och ansvarar för uppföljning av avtal.
Du samordnar telefoni, uppdaterar adresslistor och hanterar resebokningar.
Du uppdaterar intranätet tillsammans med kommunikationsavdelningen.
Du ansvarar för budget inom intern service, skapar inköpsordrar och konterar samt attesterar fakturor.
Du tar fram underlag och förslag till årsbudget för VD och styrelse.
Du leder skyddsronder för kontor och terminal samt sammanställer fysiska arbetsmiljöundersökningar.
Du ansvarar för bolagets bilpool och cyklar.

Krav

Du kan planera, prioritera och hålla ordning på komplexa kalendrar och flöden.
Du kan fatta egna beslut, driva projekt och lösa uppgifter självständigt.
Du uttrycker dig klart och professionellt i både tal och skrift på svenska och engelska.
Du har B-körkort.
Du har förmåga att hantera konfidentiell och känslig information med stor sekretess.

Meriterande

Du har vana av att hantera och förvalta kontorsrelaterade avtal.
Du har tidigare arbetat som kontorsansvarig och/eller VD-assistent.

Vi erbjuder

Fast anställning hos Avaron AB
Tjänstepension
Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år

Ansökan

Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.