Administrativ assistent med visst samordnaruppdrag

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Skarpnäcks stadsdelsförvaltning erbjuder dig en arbetsplats där ett aktivt medarbetarskap och ett tydligt ledarskap är grunden för att ge stockholmarna den bästa verksamheten. Eftersom vi gemensamt skapar vår arbetsmiljö är det viktigt med öppenhet, respekt och lyhördhet.

Välkommen till oss

Är du en noggrann, strukturerad och serviceinriktad person med erfarenhet av administrativt arbete inom myndighet och socialtjänst? Trivs du i en roll där du får ta ansvar, samordna och bidra till att verksamheten fungerar effektivt? Då kan du vara den vi söker!

Som administrativ assistent har du en central roll i verksamheten. Du arbetar nära områdets chefer och ger administrativt stöd till områdets fyra enheter. Rollen är varierad och kombinerar kvalificerade administrativa arbetsuppgifter med samordning för den administrativa gruppen inom avdelningen Individ- och familjestöd.

Du blir en viktig del i vårt arbete med att säkerställa effektiva administrativa processer och en verksamhet med hög kvalitet.

Vi erbjuder

Hos oss får du möjlighet att arbeta i en engagerad och trevlig arbetsmiljö där ditt arbete bidrar till att göra skillnad i människors vardag. Du blir en del av ett team som värdesätter samarbete, ansvarstagande och kvalitet.

Vi arbetar aktivt för mångfald och allas lika rättigheter och möjligheter. Hos oss ska alla medarbetare känna sig inkluderade och ges möjlighet att bidra med sin kompetens och sina erfarenheter.

Läs mer om staden som arbetsgivare här: https://jobba.stockholm/formaner/

Välkommen med din ansökan!

Din roll

I rollen som administrativ assistent kommer du bland annat att arbeta med:

• fakturahantering
• bokningar och beställningar i Agresso/Kommers
• personaladministrativa uppgifter
• post- och arkivhantering
• olika administrativa uppgifter utifrån enhetschefens behov och direktiv
• årliga registerutdrag inom familjevård
• ekonomiska utredningar i samband med placering av barn
• samordning av administrativa assistenter inom avdelningen, exempelvis semesterplanering och fördelning och samordning av gemensamma arbetsuppgifter

I tjänsten ingår även andra sedvanliga administrativa arbetsuppgifter samt att ge stöd till verksamheten utifrån aktuella behov.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• relevant utbildning inom ekonomi och administration, minst motsvarande gymnasieekonom
• minst tre års aktuell arbetslivserfarenhet som administratör eller administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
• erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller motsvarande ekonomisystem
• erfarenhet av att samverka mellan olika verksamheter och funktioner
• mycket goda dokumenterade IT-kunskaper och god vana av Officepaketet, särskilt Excel
• mycket god administrativ förmåga och förmåga att strukturera och planera ditt arbete självständigt
• god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du dessutom har

• erfarenhet av arbete inom Stockholms stad
• erfarenhet av sociala verksamhetssystem, exempelvis Paraplyet
• erfarenhet av arbete som administrativ assistent inom socialtjänst med inriktning barn och ungdom

För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och ha god förmåga att planera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du arbetar självständigt, tar ansvar för dina uppgifter och driver arbetet framåt på ett effektivt sätt.

Du är trygg i att ta instruktioner och samtidigt beredd att ta egna initiativ när situationen kräver det. Eftersom verksamheten kan förändras behöver du vara flexibel och ha lätt för att anpassa dig till nya förutsättningar.

Rollen innebär många kontakter, både internt och externt. Därför har du lätt för att skapa och upprätthålla goda relationer. Du har ett tydligt servicefokus och en vilja att hjälpa andra genom att hitta lösningar och ge ett professionellt stöd.

Du har förståelse för vikten av kvalitet och är mån om att ditt arbete bidrar till att verksamheten når sina mål genom att följa fattade beslut, verksamhetsplaner, mål, policys och riktlinjer.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.

Vi tar inte emot personliga brev. Vi ber dig därför att endast ladda upp ditt CV och svara på urvalsfrågorna. Dina svar på frågorna kommer ligga till grund för det första urvalet.